Die Academy: Modernisierung einer Ikone der Medienbranche 

Die Bühne vorbereiten

Die Academy of Motion Picture Arts and Sciences widmet sich als gemeinnützige Organisation, der Förderung der Künste und Wissenschaften im Bereich Film. Heute gilt die Academy als einer der größten Namen in der Unterhaltungsbranche, mit mehr als 10.000 Mitgliedern aus dem professionellen Filmbereich.

2010 wandte sich die Academy an Slalom, um ihre Abläufe für die Verwaltung der Mitglieder und Preisverleihungen zu modernisieren. Als eine Organisation, die seit fast einem Jahrhundert tätig ist, sah die Akademie die Notwendigkeit einer umfassenden Digitalen Transformation.

Dafür waren eine tiefgreifende Zusammenarbeit und ein umfassender Ansatz erforderlich, welche langfristig Bestand haben würden – wie auch die Academy selbst.

„Wir haben großen Respekt vor der Academy und ihren Einfluss auf ihre Mitglieder, die Filmbranche und das weltweite Publikum“, sagt Brad Jackson, Geschäftsführer von Slalom.

Die Reise zur digitalen Transformation

Slalom führte eine umfassende Lösung zur Verwaltung der Mitgliedschafts- und Preisverleihungsdaten ein. Diese Technologielösung allein konnte jedoch nicht alles leisten.

Diese Lücke wurde durch die visionäre, technologische Führung von Beverley „Bev“ Kite geschlossen. Kate wurde im Jahr 2014 als erste Chief Technology Officer (CTO) bei der Academy angestellt und ist die treibende Kraft hinter der Digitalen Transformation.

„Als ich zur Academy kam, waren schon einige Maßnahmen für die Digitalisierung umgesetzt, es fehlte jedoch ein einheitlicher Ansatz für Technologie und Daten“, sagte Kite. „Es brauchte eine echte Digitale Transformation.“

Kites anfängliche Ideen umfassten Self-Service Lösungen für die Verwaltung von Preisverleihungseinreichungen und Academy Mitgliedern. Mithilfe einer zentralen „Single Source of Truth” erlaubt es diese Kerninitiative der Academy, Mitgliedschaften, Einreichungen für Auszeichnungen, sowie Preisverleihungsdaten und -vorgänge zu integrieren, wodurch ein enormer manueller Aufwand entfällt.

„Alles miteinander zu vereinen war entscheidend dafür, Innovation und Wachstum des Unternehmens zu fördern“, sagt Charina Palma, Senior Delivery Principal bei Slalom. „Viele Prozesse werden jetzt optimiert, da die Academy nun einfach auf die Daten zugreifen kann.“

Dies würde letztendlich Preisverleihungen als Ganzes revolutionieren und den Grundstein für eine größere Vision legen – einschließlich der Automatisierung der gesamten Preisverleihung.

„Die IT der Academy hat fast alles automatisiert, von der Teilnahmeeinreichung bis hin zum Roten Teppich“, sagt Igor Mandrosov, Senior Principal bei Slalom. „Wir sind sehr stolz darauf, nahezu alle Prozesse mitgestaltet zu haben, für die die Academy bekannt ist.“

Eine Partnerschaft, die Geschichte schreibt

Nachdem die anfänglichen Hürden überwunden waren und ein Vertrauensverhältnis aufgebaut werden konnte, nahm die Partnerschaft der Academy mit Slalom Fahrt auf. Sie ist bis heute eine der beständigsten und aktivsten Kundenbeziehungen für Slalom.

„Es sind nicht einfach nur Projekte. Es ist eine Partnerschaft“, sagt Mandrosov. Er sagt, die Arbeit werde nicht zwischen Slalom und der Academy aufgeteilt. Vielmehr gehe es um eine kontinuierliche Zusammenarbeit.

Mandrosov steht mit dieser Einstellung nicht alleine da: Die gesamte Beratergruppe von Slalom, die seit sieben Jahren mit der Academy zusammenarbeitet, teilt diese Ansicht. Als Slalom anfangs eine technologische Lösung für die Verwaltung der Mitgliedschaften der Academy vorschlug, vermittelte die Professionalität und Fachkenntnis des Teams, dem Senior Director der Anwendungsentwicklung, Nick Amparano, sofortige Zuversicht und Gewissheit.

„Es ist eine symbiotische Beziehung“, sagt Stacy Scherer, Senior Consultant bei Slalom. „Wir arbeiten nahtlos zusammen.“

Fragt man Les Jin, Vice President of IT Infrastructure der Academy, nach dem ersten Gedanken zur Partnerschaft mit Slalom, lautet die Antwort „Innovation“.

„Das gegenseitige Interesse an den langfristigen Zielen der Organisation und der Wille, Risiken einzugehen, war ausschlaggebend für das enorme gegenseitige Vertrauen“, sagt Kite. „Es war eine unglaubliche Reise. Heute arbeiten wir alle seit neun oder zehn Jahren zusammen, wir vertrauen einander also. Ich habe die Gewissheit, dass das Team von Slalom seine Meinung stets vorbringen und unsere hinterfragen wird.“

Eine ehrwürdige Organisation von globaler Tragweite

2017 startete die Academy das Programm „GOLD“, eine Förderungsinitiative für Talente in der Branche mit Fokus auf unterrepräsentierte Personengruppen. Slalom half dabei, den Prozess zu automatisieren und das Nutzererlebnis zu verbessern, wodurch die Academy Programmteilnehmern Ressourcen an die Hand geben konnte, mit denen sie ihre Karriere in der Filmbranche besser ausbauen konnten.

Eine der wichtigsten Neuerungen von Slalom und der Academy, war die neue Plattform „RAISE“, welche seit 2021 die Umsetzung der Standards zu Repräsentation und Inklusion für den Preis als bester Film der Academy unterstützt. Zwar ist der Hauptzweck der Plattform die Unterstützung der Preisverleihung der Academy, doch sie bietet auch Einblicke in aktuelle Branchentrends in Bezug auf Repräsentation und Inklusion und kann somit helfen, positive Veränderungen in der Branche anzustoßen.

Wie bei so vielen Veränderungen in Organisationen, ist die Arbeit jedoch mit der Implementierung allein nicht getan – es erfordert einen kontinuierlichen, kooperativen Prozess.

Ab den 96. Academy Awards® 2024 müssen alle Filme, die für die Preisverleihung eingereicht werden, Inklusionsstandards erfüllen, um für die Kategorie „bester Film“ zulässig zu sein. Die Plattform „RAISE“ wird für diese Überprüfung unverzichtbar sein.

„All diese Änderungen haben die Organisation internationaler gemacht und unsere Mitglieder aus aller Welt enger verbunden. Ebenso wurden unsere Prozesse beschleunigt und optimiert“, so Kite.

Heute ist die IT-Abteilung der Academy ein starkes, zukunftsorientiertes Team, das jedes Jahr mehr als 50 Projekte bewältigt. Das Wachstum der Organisation, die Skalierbarkeit und Benutzerfreundlichkeit stehen im Vordergrund.

„Wir haben bei der Zusammenarbeit mit Slalom im letzten Jahrzehnt einige weitreichende Entscheidungen getroffen“, sagt Amparano. „Jetzt ist es an der Zeit, auf ein Self-Service Modell umzusteigen und dem Geschäftsbereich die volle Kontrolle zurückzugeben.“

Die IT-Abteilung der Academy verfolgt eine klare Vision für zukünftige Verbesserungen, die auf bisherigen Erfolgen aufbauen. Der Fokus liegt vornehmlich auf Publikumsstrategien und digitale Mediendienste.

„Es war keine einfache Transformation, aber jetzt sind wir so weit, dass es sich ganz natürlich anfühlt, sagt Kite. „Es fühlt sich für unsere Mitarbeiter natürlich an, technologiebasierte Produkte und Servicedienstleistungen zu verwenden. Unsere Mitglieder sehen Technologie-Lösungen als selbstverständlich an und für uns ist es ebenso selbstverständlich, diese umzusetzen und darüber hinaus weitere Möglichkeiten aufzuzeigen.“