MV Transportation: Höhere Fahrersicherheit dank Power Apps 

MV  Transportation ist die größte private Personenbeförderungsgesellschaft in den Vereinigten Staaten. Mit Beginn der COVID-19-Krise benötigten die Fahrer des Unternehmens eine sichere Alternative zum bisher üblichen, persönlichen Check-In. Vor Schichtbeginn versammelten sie sich stets in einem kleinen Bereich vor dem Bürofenster der Schichtverwaltung, um einzustempeln und ihre Fahrzeugnummer zu bekommen.

Dafür könnte es doch eine App geben

Stephanie Doughty, VP of Professional Services bei MV, äußerte in einem monatlichen Treffen mit dem Account Manager für Microsoft den Wunsch nach einer kontaktlosen App für die Schichtverwaltung. Der Account Manager leitete Stephanie an einen App-Entwickler für Microsoft Power Platform Power Apps weiter, der zunächst einen einfachen Prototypen entwickelte. Die App musste jedoch noch weiterentwickelt werden, also ging MV eine Partnerschaft mit Slalom ein, um die sogenannte Driver App schnell zur Marktreife zu bringen und umzusetzen.

MV brachte hierfür eine Testgruppe von 20 Fahrern im Großraum Las Vegas zusammen. Das Team von Slalom verfolgte einen agilen Ansatz und arbeitete iterativ das Feedback der Fahrer mit verschiedenen soziodemografischen Hintergründen ein. Teil der Gruppe waren technologisch versierte Digital Natives aber auch ältere Fahrer, die zuvor noch nie eine App heruntergeladen hatten. Anfangs zögerten alle, eine App für die Schichtverwaltung zu verwenden, jedoch erkannten viele Fahrer schnell den Mehrwert. Einige wurden sogar zu Super-User der App und konnten ihren Kollegen selbst weiterhelfen.

Jazmine Lockhart ist eine junge Paratransit-Fahrerin in Las Vegas und hilft ihren Kollegen regelmäßig die App richtig einzusetzen. Als Teil des Pilotprojektteams war Lockhart angehalten, in den frühen Stadien der App-Entwicklung Feedback zu geben. „Anfangs gab es viele Softwareprobleme“, sagt sie. Dank regelmäßiger Treffen und weiterer Iterationen, so Lockhart, habe die App große Fortschritte gemacht. 

Training vereinfacht die Umstellung 

Lockhart empfand die MV Driver-App als intuitiv und einfach zu erlernen, also half sie einigen ihrer älteren Kollegen, wenn diese Unterstützung mit der neuen App benötigten. „Ich schicke ihnen Textnachrichten mit Anleitungen, wenn sie unterwegs sind“, sagt sie. „Manchmal scheint es als dachten sie, ich wäre Teil unseres IT-Teams.“

MV Transportation bedient sowohl Märkte mit als auch ohne Gewerkschaften. Las Vegas, als erster Standort für den Einsatz, hat eine Gewerkschaft. MV hatte größeren Erfolg beim Change Management, weil das Unternehmen Mitglieder der Gewerkschaft von Las Vegas als Schulungsleiter für Fortbildungskurse gewinnen und direkt miteinbeziehen konnte. „Wir lernten bei der Arbeit mit dem Pilotprojektteam schnell, dass wir an erster Stelle wirklich mit ihnen zusammenarbeiten mussten“, sagt Doughty. Durch die unmittelbare Einbindung der Fahrer in den gesamten Prozess, konnten sie die Veränderung mitgestalten und sich darüber hinaus voll mit dem Vorgehen und der App identifizieren.

An jedem neuen Bereitstellungsstandort erhalten Fahrer nun bezahlte und persönliche Fortbildungskurse, um die Anmeldung im Azure Active Directory zu meistern und um ein Passwort zu erstellen, damit sie die App auch nutzen können. „Die persönlichen Präsenzschulungen sind ein essenzieller Aspekt des Change Managements“, sagt Doughty. Während der Schulungen brachten einige Fahrer, die technologisch weniger versiert sind, ihren Unmut zum Ausdruck. „Wir nahmen uns die Zeit, uns verständnisvoll mit ihnen auszutauschen“, sagt sie. Diese individuellen Gespräche halfen dabei, die Fahrer zu überzeugen. Die wenigen Fahrer, die keine Smartphones haben, können mithilfe der Tablets einstempeln, die das Unternehmen im Foyer und den Pausenräumen bereitstellt.

Zusätzlich zu den Schulungen für die Fahrer verbrachte Slalom-Entwickler Anthony Priest 40 bis 60 Stunden damit, dem internen IT-Team von MV Transportation den Einsatz von Power Apps für die Entwicklung von Lösungen zu erklären. „Sie alle waren Full-Stack .NET-Entwickler“, sagt Priest. „Jetzt arbeiten sie viel schneller und agiler als je zuvor. Sie haben ihr Leistungspotenzial mit Power Apps enorm verbessern können.“

Verbesserungen zur App hinzufügen

Das ursprüngliche Ziel für die App war es, Fahrer beim Check-In vor Schichtbeginn zu schützen. Mittlerweile hilft sie MV bei der Skalierung und Problemlösung in anderen Unternehmensbereichen. Slalom befähigte das Unternehmen nicht nur dieses eine dringende Problem zu lösen, sondern auch Lösungen für die Zukunft zu entwickeln. 

Heute ist die App das primäre Mittel der Fahrer für die Interaktion mit dem Unternehmen. In den Märkten, in denen MV die App einsetzt, melden sich Fahrer nicht nur an, um ihre Schichtdienste zu erfassen, sondern beantragen Urlaubszeiten, reichen Formulare zu Diskrepanzen bei der Lohnabrechnung ein und können ihre Dienstzeiten einsehen. „90 % der Nutzer verwenden alle Funktionen der MV Driver-App, weil sie so effizient ist“, sagt Lockhart. 

Lockhart zufolge ist es dank der App „viel einfacher“, Urlaub zu beantragen. „Ich trete meine Schicht etwa zu der Zeit an, wenn die Vorgesetzten gehen“, sagt Lockhart. Vor der App musste sie Notizen unter der Tür durchschieben. „Man kann die App in der Pause oder auf dem Heimweg verwenden.“ 

Manchmal stimmen die geplanten Zeiten der Fahrer nicht mit den tatsächlichen Arbeitszeiten überein und Korrekturen sind erforderlich. „Niemand will an einem freien Tag ins Büro kommen, um sich mit Abrechnungsdiskrepanzen zu befassen“, sagt Lockhart. „Auch solche Probleme lassen sich über die App lösen. Das ist viel praktischer. So wird es auch schneller behandelt, noch bevor die Lohnzahlung fällig ist, und kann korrigiert werden.“ 

Die Digitalisierung der Arbeitsabläufe hat die Gesamtübersicht für die Mitarbeiter von MV stark verbessert. „Es gab Beschwerden von Fahrern, dass manche ihre Urlaubsanfragen genehmigt bekamen, andere jedoch nicht“, sagt Priest. „Es galt: Wer zuerst kommt, mahlt zuerst. Bei Papierdokumenten konnte man nie genau nachvollziehen, wann sie eingereicht wurden. Jetzt gibt es hier volle Transparenz.“ 

Das Team von Priest fügte zudem eine Funktion für Berichte von „ungewöhnlichen Ereignissen“ hinzu. Fahrzeugunfälle mit Fahrerbeteiligung werden über Ereignisberichte verarbeitet. Alles, was kein Unfall ist, etwa Streitigkeiten zwischen Fahrgästen, die eine Verzögerung auslösen, wird als „ungewöhnliches Ereignis“ erfasst. Zuvor wurden diese Ereignisse auf Papier festgehalten, wobei Fahrer oft den Eindruck hatten, sie würden übersehen. Dank des Feedback-Mechanismus, den Priest zur App hinzufügte, erhalten Fahrer nun Benachrichtigungen, wenn sich der Status des Berichts ändert, nachdem ein Management-Mitarbeiter ihn behandelt hat. Fahrer fühlen sich involviert, was das Verhältnis zu den Mitarbeitern verbessert. Zudem entfallen Berichte auf Papier und tragen zu den Nachhaltigkeitszielen des Unternehmens bei.

Das Management von MV profitiert von verbesserten Berichterstattungsfunktionen, die das Team von Slalom zusätzlich zu den neuen Berichtsfunktionen für „ungewöhnliche Ereignisse“ eingebaut hat. Die dadurch gewonnenen Erkenntnisse helfen dabei Anpassungen zur Verbesserung des Betriebs vorzunehmen. Stellt man bei MV etwa fest, dass Störungen durch Fahrgäste auf bestimmten Routen zu bestimmten Tageszeiten häufiger vorkommen, können Sicherheitsmaßnahmen während dieser Zeiten verstärkt werden.

Zwar liegen noch nicht viele Daten vor, doch Doughty geht davon aus, dass die Abfahrten, an Standorten mit Einsatz der Driver App, wahrscheinlich häufiger pünktlich sind. Zudem wurde die Mitarbeitererfahrung bei MV für alle Fahrer verbessert.

Ein Anfang, aber noch keine Revolution

Aktuell nutzen etwa 1.200 von insgesamt 9.000 Fahrern die App. Doughty zufolge zeigt die Erfahrung, dass „konkretere und klar definierte Implementierungen erfolgreicher“ sind als Implementierungen auf voller Breite, daher fängt das Unternehmen erst in kleinem Maßstab an. MV plant, die App für alle neu unter Vertrag genommenen Märkte bereitzustellen. Neu hinzukommende Fahrer werden die App direkt ab dem Zeitpunkt ihrer Anstellung verwenden.

Doughty zufolge schätzen Fahrer die Geschwindigkeit, mit der neue Funktionen zur App hinzugefügt werden, etwa einen Schicht-Tausch anzufragen, die sich derzeit im Beta-Stadium befindet. „Das wird sehr gut ankommen“, sagt sie. „Wir haben bereits viel positives Feedback dazu erhalten.“